Wywiad z koordynatorką projektów tłumaczeniowych

Na czym polega praca koordynatora projektu tłumaczeniowego?

Praca koordynatora zaczyna się właściwie w momencie, w którym klient kontaktuje się z naszym biurem. Może być to zapytanie mailowe, telefoniczne lub osobista wizyta w biurze. Wówczas rolą koordynatora jest to, aby udzielić wszelkich pomocnych informacji, wycenić tłumaczenie danego dokumentu lub tekstu, podać czas realizacji itp., a bardzo często również doradzić w kwestiach formalnych. Koordynator odpowiedzialny jest również za kontakt z tłumaczem, a także dopilnowanie, aby cały proces translacji przebiegał sprawnie i terminowo. Rola takiej osoby nie kończy się jednak na wydaniu gotowego tłumaczenia. Pozostają jeszcze kwestie rozliczeń, dbania o prawidłowy obieg dokumentów wewnątrz biura, a także rozwiązywania ewentualnych problemów – w sposób, który będzie jak najbardziej satysfakcjonujący dla klienta.

W skrócie: koordynator dba o to, aby wszystkie etapy realizacji usługi – od wyceny, przez weryfikację przekładu, po udostępnienie go klientowi, przebiegały bez żadnych zakłóceń, a także o to, aby zarówno klient, jak i tłumacz byli zadowoleni ze współpracy z biurem.

Które z obowiązków uznajesz za szczególnie rozwijające, a które bywają dla Ciebie trudne?

Od pewnego czasu, w ramach swoich obowiązków, zajmuję się również rekrutowaniem i szkoleniem praktykantów. Najlepsi z nich po zakończonych praktykach mają szansę zostać pracownikami biura. Bardzo lubię przekazywać im swoją wiedzę i obserwować, jak robią postępy i rozwijają swoje umiejętności. Dużą przyjemność sprawia mi także weryfikacja tłumaczeń – zwłaszcza tych, które dotyczą artykułów blogowych czy tekstów o sztuce, które rewelacyjnie przekłada jedna z naszych tłumaczek. Interesuje się marketingiem, więc tłumaczenia haseł reklamowych, ulotek czy etykiet produktowych również są dla mnie ciekawe.

Co w mojej pracy nie zawsze jest łatwe? Niejednokrotnie kontakt z klientem, ale chyba w każdej branży zdarzają się „trudni klienci”. Trzeba mieć dużo cierpliwości i nie zrażać się, gdy po raz trzeci wyjaśnia się, dlaczego strona tłumaczeniowa nie odpowiada stronie fizycznej dokumentu. 😉

Na początku pracy prawdziwym wyzwaniem było zapamiętanie wszystkich cen dostępnych usług tłumaczeniowych i wielu wzorów standardowych dokumentów. Mamy w ofercie kilkadziesiąt języków, od bardzo popularnych (np. angielski, niemiecki, rosyjski,) po te rzadko spotykane, bardziej „egzotyczne” (np. azerbejdżański, hebrajski, mołdawski), więc do zapamiętania jest sporo informacji. Jeśli chodzi o wyceny mailowe, zawsze można skorzystać z pomocy cennika czy historii zleceń, ale gdy klient przychodzi osobiście lub oczekuje wyceny przez telefon „na już”, to sprawa bywa bardziej skomplikowana (zwłaszcza, że trudno podać precyzyjne koszty, nie znając wielu istotnych szczegółów). Z czasem jednak dochodzi się do wprawy i takie zapytania nie są niczym stresującym.

Niewątpliwie w Twojej pracy przydaje się komunikatywność – jak rozwijasz swoje relacje z tłumaczami?

Ważny jest precyzyjny komunikat i jasne określenie swoich pytań czy też oczekiwań. Jak rozwijać relację z tłumaczem? Tak, jak z każdym innym człowiekiem. Liczy się szczerość i wzajemny szacunek, a także obustronne zrozumienie. Mamy w swoich szeregach zaufanych tłumaczy, z którymi współpracujemy od lat. Znam ich system pracy, ich oczekiwania etc. – to bardzo ułatwia codzienne kontakty. Jednocześnie nie zapominam o tym, jak ważne jest docenienie jakości ich pracy, czy przestrzegania wymagań formalnych (np. deadline’ów).

Cały czas poszerzamy też swoją bazę o nowych tłumaczy. W tym przypadku relację trzeba zbudować od podstaw. Kluczowe jest ustalenie warunków współpracy, które będą satysfakcjonujące dla obu stron, co czasem wymaga pójścia na kompromis. Każdy tłumacz może preferować nieco inny sposób kontaktu, ma konkretne, dzienne moce przerobowe, swój zakres specjalizacji itp. – warto to wszystko uwzględnić w pierwszy rozmowach. Na etapie realizacji zleceń staram się minimalizować jakiekolwiek komplikacje, być pomocna, jasno przekazywać wskazówki, budować przyjazną atmosferę, dzięki temu współpraca układa się o wiele lepiej.

Masz do czynienia zarówno z klientami indywidualnymi, jak i biznesowymi – czy to spora różnica?

Różnice są ogromne i pojawiają się w zasadzie na każdym etapie projektu tłumaczeniowego. Są one widoczne już wtedy, gdy otrzymujemy zapytanie o wycenę. Firma najczęściej „wie, czego chce”, a klient indywidualny bardzo często wymaga od nas porady (np. nie jest pewien, jakie dokumenty powinien przetłumaczyć do rejestracji samochodu sprowadzonego z zagranicy, waha się między zleceniem tłumaczenia zwykłego a uwierzytelnionego itp.).

Kolejną rozbieżnością bywają oczekiwania co do terminu realizacji. Klienci indywidualni często potrzebują tłumaczenia „na wczoraj”, ci biznesowi zazwyczaj znają realia i wiedzą, że to jakość przekładu jest dla nas priorytetem, dlatego pytają o nasze aktualne moce przerobowe. Nie oznacza to jednak, że również i w takich przypadkach nie zdarzają się tłumaczenia ekspresowe.

Inaczej wygląda też proces decyzyjny. W firmach o przyjęciu czy też odrzuceniu danej oferty tłumaczeniowej decyduje zazwyczaj kilka osób, do tego dochodzi kwestia porozumienia się między poszczególnymi działami itp. – to wszystko przedłuża potwierdzenie realizacji usługi. Od klienta indywidualnego otrzymujemy znacznie szybszą odpowiedź.

Również tematyka i stopień trudności tłumaczeń jest inny, gdy porównamy obie te grupy. Klient indywidualny pojawia się u nas najczęściej z jednym ze standardowych dokumentów (aktem urodzenia, dokumentem samochodowym, czy dyplomem uczelni wyższej), podczas gdy klient biznesowy zwykle ma zapotrzebowanie na tłumaczenie tekstów napisanych językiem specjalistycznym (np. technicznym) czy też takich, które wymagają od tłumacza więcej wysiłku i kreatywności (hasła reklamowe, artykuły na strony internetowe, blogi itp.). Do tego dochodzą oczywiście różnice w kwestiach administracyjno-księgowych.

Jak sądzisz, co wyróżnia branżę tłumaczeniową spośród innych?

Sądzę, że to branża, przed którą stoi wiele wyzwań. Jednym z nich jest np. rozwój systemów tłumaczeń maszynowych. Choć według mnie sztuczna inteligencja nigdy nie zastąpi doświadczonego tłumacza, która rozumie kontekst, wyłapuje drobne niuanse, korzysta ze swojej kreatywności etc., to jednak nie da się ukryć, że postęp technologiczny cały czas ma wpływ na branże. Wiąże się to też z ciągłą koniecznością wprowadzenia nowych rozwiązań i udoskonaleń.

Na rynku tłumaczeń cały czas rośnie też konkurencja, co zmusza właścicieli biur do poszerzania swoich ofert, dbania o takie kwestie, jak pozycjonowanie strony internetowej, jakość obsługi klienta, ekspresowe realizacje zleceń itp. Trzeba szukać ciągłych możliwości rozwoju, żeby nie zostać w tyle.

Myślę, że znaczenie ma także fakt, że maleje prestiż zawodu tłumacza, co wpływa na to, że ogólnie usługi tłumaczeniowe traktowane są nieco inaczej, w porównaniu z innymi, bywają niedoceniane. Niektórym osobom wydaje się, że każdy, kto zna w miarę dobrze dany język, jest w stanie poprawnie przetłumaczyć konkretny tekst, co oczywiście nie jest prawdą. Wysokiej jakości przekład wymaga od tłumacza wielu lat przygotowań, praktyki,  ciągłego zgłębiania swojej wiedzy i poszerzania swoich umiejętności.

Jakie cechy Twojej osobowości pomagają Ci w pracy?

Myślę, że najważniejsza jest wielozadaniowość i kontaktowość, a także dokładność i spostrzegawczość. Poza tym, co ciekawe i być może nieoczywiste, przydaje się też kreatywność. Co prawda w  codziennej pracy w naszym biurze polegamy ściśle na procedurach, ale zdarzyło się,  że zaproponowałam nowe rozwiązanie, które usprawniło pracę całego zespołu i dzięki temu zostało uwzględnione. Co jakiś czas zmieniają się istotne regulacje prawne, wymogi urzędnicze, pojawia się także sporo nowinek branżowych itp., dlatego przydają się także dociekliwość i umiejętność wyszukiwania rzetelnych informacji. Bywa, że tempo pracy w biurze jest naprawdę szybkie, więc koordynator musi dobrze radzić sobie ze stresem, a także sprawnie podejmować decyzje.

Co poleciłabyś osobie, które chciałaby w przyszłości sprawdzić się w roli koordynatora projektu?

Z pewnością musi to być osoba bardzo kontaktowa, bo od koordynatora wymaga się utrzymywania dobrych relacji nie tylko z tłumaczami, ale i z klientami. Kluczowa jest oczywiście znajomość języków obcych – nie zawsze ma się do czynienia z osobami, które mówią w języku polskim. Ważna jest również dokładność i podzielność uwagi.

Wydaje mi się, że w takiej roli bardzo dobrze sprawdzą się osoby, które myślą o karierze tłumacza (jestem jedną z nich 😉). Praca koordynatora pozwoli im zapoznać się z realiami, jakie panują w branży, stawkami za tłumaczenia, specyfiką zleceń. Będą miały także okazję przyjrzeć się pracy profesjonalistów, wypróbować pomocne narzędzia tłumaczeniowe itp. To wszystko z pewnością zwiększy ich szansę na to, aby w przyszłości nawiązać współpracę z biurami tłumaczeń.

Przeczytaj nasze inne wywiady -> wywiad z tłumaczką języka angielskiego, wywiad z tłumaczką języka węgierskiego