Tłumaczenie z podpisem elektronicznym – co warto wiedzieć
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny? Czy warto wykorzystywać go w przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych? Jak sprawdza się to w praktyce? Czy tłumaczenie z podpisem elektronicznym ma taką samą wartość jak to z pieczęcią i podpisem elektronicznym? Na te i inne pytania znajdziecie odpowiedzi w naszym artykule.
Dwie formy poświadczania tłumaczeń
Choć o wiele częściej słyszy się o tłumaczeniu uwierzytelnionym, które opatrzone jest pieczęcią i odręcznym podpisem tłumacza przysięgłego, to jednak istnieje pewna alternatywa. Jak głosi zapis w artykule osiemnastym ustawy z dnia 25 listopada 2014 roku o zawodzie tłumacza przysięgłego:
Tłumacz przysięgły może, za pomocą̨ kwalifikowanego podpisu elektronicznego, poświadczyć́ tłumaczenie lub odpis pisma w postaci elektronicznej. Poświadczenie odpisu pisma w postaci elektronicznej może być́ dokonane tylko na podstawie oryginału, tłumaczenia lub odpisu dokumentu w formie pisemnej.[1]
Innymi słowy: tłumacz przysięgły może korzystać z tzw. e-podpisu, która ma dokładnie taką samą moc jak podpis własnoręczny. Jest on poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację tożsamości, dlatego też jest to w pełni bezpieczne rozwiązanie.
Tłumaczenie z podpisem elektronicznym z perspektywy klienta
Czy warto wybrać tłumaczenie uwierzytelnione z e-podpisem? Jak najbardziej. Główną korzyścią dla klienta jest to, że proces zlecenia i realizacji takiej usługi zajmuje mniej czasu. Wszystko przebiega sprawnie i bezproblemowo – wystarczy wysłać do biura tłumaczeń dokument w wersji elektronicznej. Finalnie, po ustalonym czasie realizacji, otrzymuje się tłumaczenie uwierzytelnione w takiej samej formie. Jest ono oczywiście opatrzone e-podpisem tłumacza przysięgłego. Nie trzeba wybierać się do siedziby biura, płacić za przesyłkę kurierską lub pocztową itp. Z takiego rozwiązania można korzystać w przypadku tłumaczeń poświadczonych różnorodnych dokumentów m.in.: umów, zaświadczeń, dyplomów, pism urzędowych i ich odpisów, certyfikatów itp. Przed zleceniem tłumaczenia z e-podpisem warto jednak upewnić się, że zostanie ono przyjęte w takie formie w dowolnej firmie, urzędzie czy instytucji.
Tłumaczenie z podpisem elektronicznym z perspektywy tłumacza
Na pytania odpowiada nasz wieloletni współpracownik Tomasz Sadlik – tłumacz przysięgły języka francuskiego i hiszpańskiego.
- Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny i jak przydaje się on w pracy tłumacza przysięgłego?
Istnieje kilka firm[2] posiadających licencję na wydanie takiego podpisu. Na wyrobienie go wystarczy jeden dzień. Sam podpis jest ważny na terenie całej Unii Europejskiej, ale honoruje się go nawet w krajach Ameryki Łacińskiej.
- Jakie są główne wady i zalety takiego rozwiązania z Pana perspektywy?
Wadą jest koszt – jeżeli ktoś wykonuje kilka tłumaczeń miesięcznie, to może mu się to po prostu nie opłacać. Za trzyletnią licencję uprawniającej do korzystania z elektrycznego podpisu kwalifikowanego trzeba zapłacić około 600 złotych.
Problematyczne może wydawać się korzystanie z takiego podpisu, jeśli planuje się pracować za granicą. Wraz z e-podpisem otrzymuje się specjalny klucz USB, który wyposażony jest w kartę SIM. Taka karta komunikuje się z serwerem certyfikatora, dzięki czemu system identyfikuje daną osobę i każdorazowo poświadcza podpis. Niedawno dowiedziałem się jednak, że nie jest to żadne ograniczenie. E-podpis działa także za granica, więc tłumacz pracujący na przykład w Hiszpanii może z łatwością poświadczyć swoje tłumaczenie i wysłać je mailem do Polski.
A zalety? Przede wszystkim oszczędności – czasu i pieniędzy. Jeśli korzysta się z elektrycznego podpisu, nie trzeba drukować tłumaczeń, wysyłać ich pocztą lub kurierem do klienta, planować jego wizyty w biurze itp.
- Dlaczego nie każdy tłumacz przysięgły posiada taki e-podpis?
Myślę, że nie każdy ma świadomość korzyści, nie każdemu też się to opłaca. Kolejną kwestią jest podejście urzędników w polskich instytucjach. Choć w takich miejscach są programy czytające i interpretujące podpis elektroniczny, to w praktyce… nie zawsze są używane. Trzeba więc za każdym razem dopytywać w urzędzie lub sądzie, czy tłumaczenie poświadczone e-podpisem zostanie przyjęte. Inaczej jest w innych krajach Unii Europejskiej i w Wielkiej Brytanii, gdzie urzędy przyjmują przede wszystkim dokumenty elektroniczne – tam nie ma problemu z akceptacją takiej wersji tłumaczenia uwierzytelnionego. Klient po prostu wysyła do urzędu właściwy plik i to wszystko. To bez wątpienia szybsze i wygodniejsze rozwiązanie.
- Czy tłumaczenie z e-podpisem jest ważne również w formie wydruku?
Teoretycznie tak, aczkolwiek nie za bardzo ma to sens. Jeśli potrzebne jest tłumaczenie uwierzytelnione w formie fizycznej, wtedy korzysta się z wydruku opatrzone pieczęcią tłumacza przysięgłego i jego odręcznym podpisem. Natomiast tłumaczenia z podpisem elektronicznym przydają się wtedy, kiedy na przykład możemy złożyć je w formie pliku z zaszytym podpisem w systemie administracji (w Polsce jest to e-PUAP). Albo w przypadku wysyłki za granicę.
- Czy każde tłumaczenie uwierzytelnione można podpisać podpisem kwalifikowanym?
Każde, nawet jeśli są to tłumaczenia uwierzytelnione faktur, dokumentów dla policji, sądu, prokuratury itp. Wszystko ostatecznie zależy od księgowej w danej instytucji, niestety czasem są to osoby niechętne jakimkolwiek zmianom.
Zlecenie tłumaczenia z e-podpisem
Jeśli jesteś zainteresowany zleceniem tłumaczenia poświadczonego elektronicznym podpisem kwalifikowanym, koniecznie upewnij się wcześniej, czy przekład w takiej formie zostanie zaakceptowany. Jeśli uzyskasz potwierdzenie, skontaktuj się z naszym biurem – mailowo: bok@polyland.pl, telefonicznie: +48 609 853 852 lub przez formularz wyceny.
[1] http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20170001505/U/D20171505Lj.pdf
[2] Lista zaufanych dostawców dostępna jest na stronie: https://www.nccert.pl/. Do najpopularniejszych podpisów kwalifikowanych należą: Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign czy PEM-HEART 3.9 oraz SecureDoc 2 firmy EuroCert.