Oryginał czy kopia – co jest potrzebne do tłumaczenia przysięgłego?

Oryginał czy kopia – co jest potrzebne do tłumaczenia przysięgłego?

Po raz pierwszy zlecasz usługę tłumaczenia uwierzytelnionego, szukasz odpowiedniej oferty, sprawdzasz warunki realizacji i za każdym razem słyszysz to samo pytanie: „Czy oryginał dokumentu może zostać okazany do wglądu?”. Jeśli wzbudza to Twoje wątpliwości, nie rozumiesz, skąd taka potrzeba i dlaczego miałbyś dzielić się prywatnymi informacjami w takiej formie, skoro, na przykład, udostępniłeś już czytelny skan – sprawdź, gdzie leży źródło problemu i jak go rozwiązać.

Decyduje ustawa, nie polityka biura tłumaczeń

Zanim zirytuje Cię prośba i pomyślisz, że dane biuro utrudnia Ci życie i komplikuje realizację usługi, warto, abyś wpierw uświadomił sobie, że kwestia tłumaczenia z adnotacją na podstawie oryginału bądź kopii dokumentu wynika bezpośrednio z treści ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego i w żaden sposób nie jest powiązana z indywidualną polityką biura tłumaczeń. Oto treść najważniejszego zapisu:

[…] Na sporządzonych tłumaczeniach i odpisach pism należy stwierdzić czy sporządzono je z oryginału, czy też z tłumaczenia lub odpisu, oraz czy tłumaczenie lub odpis jest poświadczony i przez kogo. (Art. 18, ust. 2).

To jasny dowód na to, że bez względu na to, co konkretnie ma zostać przetłumaczone oraz uwierzytelnione, prawo bezwzględnie nakazuje za każdym razem uwzględnienie stosownej adnotacji.  Czy ma to jakiekolwiek znaczenie na dalszym etapie? Jak najbardziej.

Oryginał vs kopia – na co zwrócić uwagę?

Według kodeksu tłumacza przysięgłego do tłumaczenia poświadczonego przedłożyć można:

[…] oryginał dokumentu urzędowego lub firmowego, poświadczony odpis dokumentu, jego tłumaczenie oraz dokument prywatny lub tekst niesygnowany, w tym kserokopia, wydruk skanu, faksu i innego zapisu elektronicznego, jak również zapis głosu utrwalony na dowolnym nośniku.  (Dział II, rozdz. I, § 16)

To, na jaką formę się zdecydujesz zależy wyłącznie od Ciebie, dlatego przed zleceniem przekładu musisz upewnić się, czy dana firma/instytucja/urząd/podmiot publiczny, której przedłożysz tłumaczenie przysięgłe określa, jaka konkretnie adnotacja jest wymagana. Nie jesteś pewien, czy dokument, który posiadasz jest oryginałem? Zwróć uwagę, czy posiada odręczny podpis, czy jest opatrzony odciskiem pieczęci etc. – wyjątkiem są dokumenty, które pochodzą z systemów teleinformatycznych i według przepisów nie wymagają takiego sygnowania. Nigdy wcześniej nie miałeś oryginału? Nie ma to znaczenia, tłumacz musi uwzględnić informację o tłumaczenia z kopii.

Formuła poświadczająca znajdziesz na końcu przekładu, powinna brzmieć mniej więcej w ten sposób:

(Niniejszym) poświadczam zgodność powyższego tłumaczenia z oryginałem/tłumaczeniem/odpisem dokumentu (lub: kopią/skanem dokumentu/wydrukiem komputerowym dokumentu/faksem dokumentu/tekstem niesygnowanym/dokumentem elektronicznym) w języku…

X, tłumacz przysięgły języka …, wpisany na listę tłumaczy przysięgłych, prowadzoną przez ministra sprawiedliwości, pod numerem TP/00/00. Numer w repertorium:…

Kiedy potrzebuję oryginału do tłumaczenia?

Każdy przypadek należy traktować indywidualnie, sprawdzić stosowne wymagania, zasięgnąć informacji czy skonsultować niepewności. Niemniej istnieją tłumaczenia uwierzytelnione standardowych dokumentów, które zwykle przyjmowane są przez urzędy czy instytucje państwowe wyłącznie z adnotacją w formule poświadczającej „z oryginału”. Są to przede wszystkim akty stanu cywilnego – akty małżeństwa, akty urodzenia i zgonu – tutaj na 100% nie wystarczy skan czy zdjęcie. Warto zwrócić również szczególną uwagę na: akty notarialne, pełnomocnictwa, dokumenty rejestracyjne przedsiębiorstw (np. spółek LTD), zaświadczenie (o niekaralności, o wysokości dochodów itp.) czy dokumenty rejestracyjne pojazdów.

W niektórych sytuacjach potrzebne może być dołączenie do tłumaczenia wydruku czytelnego skanu – z pieczęcią tłumacza przysięgłego i jego podpisem – np., gdy tłumaczymy zagraniczne prawo jazdy.

Nawet, jeśli zdecydujesz się na przekład na podstawie kopii – np. wersji elektronicznej, nie każdy element dokumentu może być w pełni czytelny, dlatego warto opisać wszelkie cechy charakterystyczne: kolorystykę dokumentu, ewentualne znaki wodne, tłoczone pieczęci, hologramy etc.

Co, jeśli adnotacja będzie niepoprawna?

Mimo wszystko, może zdarzyć się, że adnotacja okaże się niepoprawna i tłumaczenie zostanie odrzucone. W takim przypadku pamiętaj, że jeśli biuro poinformowało Cię o obowiązujących zasadach, wina leży po Twojej stronie. Zmiana w formule poświadczającej nie powinna zostać wyceniona jako nowa usługa – w profesjonalnych biurze wystarczy, że przedłożyć oryginał, zwrócisz egzemplarz pierwszego tłumaczenia (który musi zostać zniszczony) i w odpowiednim czasie odbierzesz nową wersję przekładu. Pamiętaj również, że wszelkie nieczytelne fragmenty (np. podpisy, pieczęcie, fragmenty danych etc.), muszą zostać jako takie oznaczone w tłumaczeniu. Nawet, jeśli Ty wiesz, co konkretnie kryje się pod zawiłą treścią, nie możesz oczekiwać, że tłumacz to uwzględni lub zinterpretuje według Twoich wskazówek. Wszelkie nadużycia mogą skutkować odpowiedzialnością prawną tłumacza przysięgłego, a nawet pozbawieniem go uprawnień, dlatego zaufaj w tej kwestii specjalistom.