Apostille – czym jest i jak ją zdobyć?

Apostille – czym jest i jak ją zdobyć?

Dokumenty notarialne, handlowe oraz sądowe, dotyczące kwalifikacji w zawodach medycznych, tłumaczenia przysięgłe, świadectwa i dyplomy, zaświadczenia o niekaralności, odpisy z KRS czy CEIDG – to przykłady dokumentów, na których można uzyska klauzulę apostille (w spolszczonej wersji – apostyllę). Czym jest oraz na czym polega taka forma poświadczenia? Jak i kiedy warto ją uzyskać? Oto garść najważniejszych, praktycznych i pomocnych informacji, które pomogą w dopełnieniu formalności.

Apostille – co to takiego?

Co kryje się pod tajemniczą nazwą: apostille? Ujmując to najprościej: poświadczenie, że dany dokument jest autentyczny, został wydany w konkretnym urzędzie i może być wykorzystany legalnie poza granicami kraju. Zasady użycia tej klauzuli mają już swoją historię – reguluje je Konwencja haska z 5 października 1961 roku. W związku z tym, że apostyllę można użyć tylko w kraju, który jest stroną konwencji, warto sprawdzić aktualny wykaz państw, które związane są tą umową (obecnie jest ich ponad 100, w tym oczywiście Polska). Dokument, który zostanie poświadczony w ten sposób, może być przedłożony w wybranym urzędzie czy instytucji w takiej właśnie, ostatecznej wersji – nie są wymagane żadne dodatkowe potwierdzenia.

A co, jeśli chcemy udowodnić autentyczność i wykorzystać konkretny dokument w kraju, który nie jest stronę konwencji haskiej? Wtedy możemy zdecydować się na tzw. legalizację, która działa podobnie, ale wymaga dodatkowych poświadczeń w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym danego państwa.

Jak wygląda klauzula i jak ją uzyskać?

Przejdźmy do formalności. Jeśli już wiemy, że musimy uzyskać apostille, warto wziąć pod uwagę kilka kluczowych informacji. W Polsce klauzulę uzyskamy w Dziale Legalizacji Ministerstwie Spraw Zagranicznych. Wniosek powinna złożyć osoba, która jest posiadaczem konkretnego dokumentu. Wzór wniosku bez problemu znajdziemy na stronie ministerstwa w formie wygodnego pliku pdf.  Co należy w nim uwzględnić? Podstawowe dane, takie jak: rodzaje dokumentów, które mają być objęte apostille, dane osób, których dotyczą, nazwę państwa, w którym będą wykorzystywane itp. Oczywiście wraz z wnioskiem należy dostarczyć oryginały (warte podkreślenia – nie mogą być to kserokopie, wydruki skanów itp. – chodzi o pierwotny dokument w wersji papierowej, oryginalnej), jak również potwierdzenie opłaty skarbowej (obecnie 60 PLN za każdy poświadczany dokument).

Jak rozpoznać apostille? Klauzulę sporządza się według konkretnego wzoru, który załączony jest do wspomnianej już konwencji haskiej w języku danego kraju. Może mieć formę adnotacji na dokumencie lub być odrębnym, załączonym dokumentem – częściej spotykamy się z pierwszym wariantem. Klauzula zawiera 10 głównych elementów, m.in. nazwę państwa, dane osoby, która podpisała dokument, jej funkcję, opis pieczęci/stempla oraz datę, miejsce i numer poświadczenia, nazwę instytucji wydającej apostille, odcisk jej pieczęci oraz podpis.

Apostille a tłumaczenie przysięgłe

Jeśli okaże się, że potrzebujemy tłumaczenia uwierzytelnionego, a także klauzuli apostille, będziemy musieli zmierzyć się z dylematem: jaką kolejność zachować, aby finalnie uzyskać wersję dokumentu, która zostanie przyjęta przez zagraniczną instytucję? Warto zapamiętać prostą zasadę: zaczynamy od apostille. Jeśli np. chcemy zająć się legalizacją dokumentów sądowych – najpierw oryginały i wniosek o poświadczenie składamy w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, a dopiero potem udajemy się do tłumacza przysięgłego z wersją oryginału wraz z klauzulą.

Czy może zdarzyć się, że jeszcze raz potrzebna będzie klauzula apostille na poświadczonym tłumaczeniu? Choć może to dziwić – niestety czasem tak. W niektórych przypadkach wymaga się dodatkowej weryfikacji w takiej formie. Dlaczego? Chodzi o potwierdzenie, że konkretna osoba miała uprawnienia do uwierzytelnienia przekładu dokumentu.

Dokumenty, które nie wymagają poświadczenia

Jeśli wszystkie te formalności wydaje się przytłaczające – dobra wiadomość: są też i takie dokumenty, które nie wymagają apostille. Reguluje to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 roku w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012. Jakie dokumenty są więc zwolnione z legalizacji? Cytując treść rozporządzenia, chodzi o „dokumenty urzędowe dotyczące urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu i małżeństwa, (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego”[1].

Jak zdobyć apostille w okresie pandemii?

Na koniec jeszcze jeden ważny aspekt – zdobycie apostille w obecnych realiach zdominowanych przez pandemię koronawirusa. Wcześniej mieliśmy dwie opcje do wyboru: załatwienie spraw w ministerstwie osobiście/przez osobę trzecią lub korespondencyjnie. Z racji aktualnego zagrożenia COVID-19 możemy korzystać wyłącznie z drugiego rozwiązania. Wnioski o poświadczenie wraz z oryginałami dokumentów, dowodem wniesienia opłaty skarbowej – potwierdzeniem przelewu bankowego oraz swoim adresem zwrotnym i danymi kontaktowymi należy przesłać pocztą na adres korespondencyjny urzędu. Odpowiedzi możemy oczekiwać po ok. 2-3 tygodniach.

Warto śledzić aktualne informacje na temat wydania apostille na stronie gov.pl. Być może już za jakiś czas wrócimy do możliwości składania wniosków osobiście.


Masz dokument, który wymaga tłumaczenia przysięgłego i apostille? Skontaktuj się z nami w celu uzyskania potrzebnych informacji: BEZPŁATNA WYCENA

 

 

 

 


[1] źródło: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R1191.